Finanzwesen-/ Controlling-Banner

eClearing

Mit eClearing stellt A.eins® in der Finanzbuchhaltung ein Verfahren zum auto­ma­tischen elektronischen Einlesen der Bankbelege zur Verfügung:

  • Vereinfachen Sie die Buchung Ihrer Bankbelege durch papierlose Verarbeitung
  • Reduzieren Sie die Durchlaufzeiten der Kontoauszüge, Originalbelege und Zahlungsavise in der Finanzbuchhaltung
  • Buchen Sie automatisch und beleglos direkt auf Sach-, Bank-, Debitoren- und Kreditorenkonten
  • Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von Eingabearbeiten und sich ständig wiederholenden Buchungen
  • Schließen Sie Eingabefehler und zeitraubende Abstimmarbeiten weitestgehend aus
  • Nutzen Sie mit A.eins® und eClearing die Rationalisierungsreserven der Finanzbuch­haltung

eClearing – so einfach funktioniert es

Grundlage für eClearing sind die von Banken über ihre electronic-banking Systeme zur Verfügung gestellten elektronischen Kontoauszüge. Zahlungsavise und Schecks werden ebenfalls berücksichtigt. Diese Daten werden automatisch eingelesen und kontiert. Hierbei wird eine Zuord­nung zu den jeweils in der Buchhaltung geführten offenen Posten vorge­nommen. Diese Zuordnungen (= Buchungsvorschläge) können anschließend, ggf. nach vor­heriger Durchsicht, zur Verbuchung gebracht werden oder aber, falls Zuordnungen nicht möglich waren, korrigiert und weiterverarbeitet werden.

Kontenerkennung und automatische Auszifferung

Entsprechend der Belegkreise und der in den Stammdaten hinterlegten Informationen erfolgen die Zuordnungen:

Sachkonten

Mit eClearing können die Sachkontenbuchungen (Bank / Bankgegenkonto) mit Hilfe der hinterlegten Stammdaten (Banken, Bankkonten, Buchungskonten) und durch die Eingabe individueller Abfrage­be­dingungen fast vollständig automatisiert werden.

Kreditoren

Bei der Lieferantenzahlung wird die ausgehende Zahlung dem Kreditorenkonto aus dem Buchhaltungssystem heraus automatisch gutgeschrieben. Die Gegenposition wird auf Verrechnungskonten gebucht und durch die Bankbuchung ausgeglichen. Die­se Buchungen kann eClearing, ebenso wie alle Lastschriften, automatisch er­zeu­gen.

Debitoren

Als Grundlage für die Identifikation der Zahlung und Ausgleich des offenen Postens dient z. B. die Rechnungs- oder Kundennummer. Außerdem werden beim Ausgleich des offenen Postens, entsprechend der mit den Kunden vereinbarten Zahlungsbedingungen, die gezogenen Skonti berücksichtigt. Hierbei werden auch die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze beachtet. Bei der Automatisierung der Kontoauszugsbuchung greift eClearing auch auf die Stammdaten der Debitoren zurück und prüft bei der Auszifferung der offenen Posten die kunden- und rechnungsspezifischen Bedingungen. Hierbei sind Zahlungs­tole­ran­zen individuell definierbar.

Automatische Buchung der Kundenzahlungen

Die manuelle Erfassung der Kundenzahlungen erfolgt in A.eins® i. d. R. in zwei zu­sam­menhängenden Schritten: Zuerst erfolgt die Buchung auf dem Bank- und Kunden­kon­to, danach die Auszifferung der offenen Posten. Mit eClearing werden die Kontoauszüge im elektronischen Format über­tragen und eingelesen. Anhand von Suchbedingungen, die für den jeweiligen Anwender definiert werden, erfolgt die Selektion der Kundenzahlungen und die Prüfung auf Plausibilität. In diesen Suchbedingungen werden die anwenderspezifischen Identifikationskriterien (Hausbank, Kundennummer, Name) eingestellt. Als nächstes gleicht eClearing die im elektronischen Kontoauszug gefundenen Infor­mationen gegen die Liste der offenen Posten ab. Skontoabzüge und zulässige Ab­weichungen werden geprüft. Ein wichtiges Zuordnungskriterium ist natürlich die Rechnungsnummer. Kann sie auf dem elektronischen Beleg identifiziert werden, so wird in den offenen Posten nach einer Entsprechung gesucht. Bei Erfolg wird ein Auszifferungsvorschlag erstellt. Kann keine Rechnungsnummer identifiziert werden, versucht das System über eine Be­trags­suche einen Abgleich herzustellen. Bei Misserfolg ist natürlich auch eine manuelle Zuordnung möglich. Nach der vollständigen Kontierung der Kontoauszüge werden die Daten vom Anwen­der zur Verbuchung freigegeben.